1. Finalità e documenti applicabili
La presente informativa integra le indicazioni sul trattamento dei dati personali connesso a fervanix.com e descrive come esercitare i diritti riconosciuti dal regolamento UE 2016/679, denominato GDPR.
Il quadro normativo comprende il GDPR, il decreto legislativo 196/2003 e successive modifiche e la direttiva 2002/58/CE, insieme alle disposizioni italiane ed europee applicabili a dati personali, cookie e comunicazioni elettroniche.
Questo documento non limita i diritti inderogabili degli interessati e deve essere letto insieme all’Informativa sulla privacy.
2. Informazioni principali
Le indicazioni sul titolare, sulle finalità, sulle basi giuridiche, sulla conservazione e sui diritti sono riportate nelle sezioni seguenti.
3. Attività di trattamento interessate
L’informativa riguarda i dati utilizzati per navigazione, gestione degli ordini, pagamenti, rimborsi, spedizioni, consegne, resi, assistenza e garanzia legale di conformità.
Comprende inoltre sicurezza del sito, prevenzione delle frodi, adempimenti fiscali e contabili, cookie, comunicazioni commerciali legittimamente inviate e gestione di reclami o controversie.
Le attività possono riguardare interessati situati in Italia, nell’Unione europea o nello Spazio economico europeo.
I dati possono essere trattati attraverso il sito, piattaforme tecniche, applicazioni e sistemi elettronici. Quando necessario, possono essere utilizzati anche archivi cartacei organizzati.
4. Titolare e recapiti
Le attività del sito sono presentate con il nome Fervanix. Il titolare del trattamento è il soggetto che determina le finalità e i mezzi dell’utilizzo dei dati personali.
Indirizzo di contatto: 11750 Road 131, Paulding, OH 45879, Stati Uniti.
Telefono: +1 (419) 648-3871.
Email: onlinesupport@fervanix.com.
L’email permette di conservare una registrazione scritta della richiesta. Se Fervanix costituisce soltanto il nome utilizzato dal sito, l’identità completa del titolare deve essere indicata nell’Informativa sulla privacy e nella documentazione pertinente.
5. Categorie di dati
5.1 Identità e recapiti
Possono essere trattati nome dell’acquirente e del destinatario, email, telefono e indirizzi di fatturazione e consegna.
5.2 Ordini e assistenza successiva all’acquisto
Le informazioni possono comprendere numero d’ordine, articoli, quantità, importi, sconti, spese di consegna, stato della lavorazione e dati relativi a cancellazioni, resi, sostituzioni, rimborsi e garanzia legale.
5.3 Pagamenti
Possono essere utilizzati dati limitati della transazione, come metodo o circuito di pagamento, stato dell’operazione, importo, valuta, identificativo, informazioni mascherate della carta e stato di preautorizzazioni o rimborsi.
I dati completi della carta sono normalmente gestiti direttamente dai prestatori utilizzati al checkout. Non devono essere inviati tramite email ordinaria numeri completi di carta, codici di sicurezza, password o codici temporanei.
5.4 Consegne
Possono essere trattati indirizzo, numero di tracciamento, vettore, aggiornamenti logistici, tentativi di consegna, prove di ricezione e informazioni su smarrimenti, danni o rifiuto del pacco.
5.5 Assistenza
Le richieste possono contenere domande, reclami, corrispondenza, informazioni sulle comunicazioni telefoniche, fotografie dei prodotti o dell’imballaggio, documenti forniti volontariamente e dati necessari a verificare identità o ordine.
5.6 Dati tecnici e di navigazione
Possono essere raccolti indirizzo IP, dispositivo, sistema operativo, browser, data e ora dell’accesso, pagine visitate, registri tecnici, dati di sessione, identificativi online e informazioni relative a cookie o strumenti analoghi.
5.7 Preferenze e consenso
Possono essere conservate scelte sui cookie, consensi, revoche, iscrizioni o disiscrizioni commerciali e informazioni sulla data, sull’ora e sulle modalità della scelta.
6. Provenienza dei dati
Le informazioni possono essere fornite direttamente durante navigazione, acquisto, compilazione dei dati di fatturazione o consegna, pagamento e contatti con l’assistenza.
Possono inoltre essere comunicate in occasione di cancellazioni, resi, rimborsi, richieste di garanzia o gestione delle preferenze e del consenso.
Alcuni dati vengono generati automaticamente durante l’utilizzo del sito, nei limiti consentiti dalla legge. Altri possono provenire da prestatori di pagamento, banche, emittenti, vettori, operatori logistici, servizi antifrode, piattaforme tecniche o autorità legittimate.
7. Finalità e basi giuridiche
Ogni trattamento richiede una base giuridica pertinente. Il legittimo interesse può essere utilizzato soltanto dopo aver considerato necessità, proporzionalità e diritti dell’interessato.
7.1 Gestione degli ordini e del contratto
I dati servono a ricevere e verificare ordini, controllare disponibilità, gestire pagamenti, preparare prodotti, comunicare aggiornamenti e trattare cancellazioni, resi, sostituzioni e rimborsi.
La base giuridica è l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato.
7.2 Sicurezza dei pagamenti e antifrode
Le informazioni possono essere utilizzate per verificare autorizzazioni, individuare anomalie, prevenire operazioni non autorizzate e gestire contestazioni o rimborsi.
Le basi giuridiche comprendono, secondo l’attività, esecuzione del contratto, obblighi di legge e legittimo interesse alla prevenzione delle frodi e alla sicurezza delle transazioni.
7.3 Spedizione e restituzione
I dati consentono di preparare gli invii, trasmettere informazioni necessarie ai vettori, fornire tracciamento, completare le consegne e gestire anomalie, ritiri o resi.
Il trattamento si fonda sull’esecuzione del contratto, secondo la Politica di spedizione e consegna.
7.4 Assistenza e garanzia legale
Le informazioni permettono di rispondere alle domande, esaminare problemi dei prodotti, gestire reclami ed eseguire gli obblighi relativi alla garanzia legale.
Si applicano l’esecuzione del contratto, gli obblighi di legge e, quando pertinente, il legittimo interesse alla corretta gestione delle richieste.
7.5 Adempimenti fiscali e tutela dei diritti
I dati possono essere utilizzati per documenti fiscali, registrazioni contabili, risposte alle autorità e accertamento, esercizio o difesa di diritti.
Le basi giuridiche sono gli obblighi normativi e, per le attività pertinenti, il legittimo interesse alla tutela dei diritti.
7.6 Sicurezza del sito e dei sistemi
Le informazioni tecniche possono proteggere account e sessioni, individuare accessi anomali, prevenire abusi, risolvere errori e mantenere la continuità del servizio.
Il trattamento si basa sul legittimo interesse alla sicurezza e al funzionamento dei sistemi, ferme le regole specifiche sull’accesso alle informazioni nei dispositivi.
7.7 Analisi e miglioramento
Gli strumenti analitici non necessari vengono attivati dopo il consenso quando richiesto dalla legge.
Eventuali trattamenti tecnici o statistici esenti possono essere svolti soltanto se rispettano effettivamente le condizioni applicabili.
7.8 Comunicazioni commerciali
Le comunicazioni promozionali vengono inviate sulla base di un consenso valido o di una specifica previsione normativa che ne consenta l’invio alle condizioni stabilite.
L’interessato può revocare il consenso o opporsi al marketing diretto in qualsiasi momento.
8. Dati necessari e facoltativi
Alcune informazioni sono necessarie per accettare ed eseguire l’ordine, gestire pagamenti, consegne, cancellazioni, resi, rimborsi e obblighi fiscali o legali.
La mancanza dei dati effettivamente indispensabili può impedire la relativa attività. Vengono richieste soltanto informazioni pertinenti alla finalità.
Il consenso al marketing e alle tecnologie non necessarie è facoltativo. Il rifiuto o la revoca non impediscono normalmente l’acquisto o l’utilizzo delle funzioni essenziali del sito.
9. Destinatari
Nei limiti necessari, i dati possono essere comunicati a piattaforme ecommerce, servizi di hosting, cloud e manutenzione, prestatori di pagamento, banche, emittenti, servizi antifrode e sicurezza.
Possono inoltre essere coinvolti vettori, intermediari di trasporto, operatori logistici, strumenti di assistenza e comunicazione, consulenti contabili, fiscali, legali o assicurativi e autorità competenti.
La comunicazione a prestatori analitici o pubblicitari richiede il consenso quando previsto. Eventuali comunicazioni nell’ambito di operazioni relative all’attività devono avere una base giuridica appropriata e rispettare gli obblighi informativi.
Chi tratta dati per nostro conto deve operare sulla base di istruzioni documentate e accordi adeguati. Banche, prestatori di pagamento, vettori e autorità possono anche agire come titolari autonomi per i trattamenti di propria competenza.
10. Conservazione
I dati vengono conservati per il tempo necessario alle finalità e agli obblighi applicabili.
Ordini e contratti possono essere mantenuti durante l’esecuzione e per i successivi termini fiscali, contabili o di tutela dei diritti. Pagamenti e rimborsi vengono conservati per la gestione delle transazioni e delle eventuali contestazioni.
I dati dell’assistenza e della garanzia legale seguono la durata delle richieste e i termini pertinenti per esercitare o difendere diritti. I registri di sicurezza sono conservati per periodi limitati, commisurati a prevenzione, indagine e gestione degli incidenti.
L’utilizzo per marketing cessa in caso di revoca, opposizione o scadenza del periodo applicabile. Possono restare informazioni minime necessarie a rispettare l’opposizione o documentare il consenso.
Cookie e identificativi seguono le durate descritte nell’Informativa sui cookie.
Quando la conservazione non è più necessaria, i dati vengono cancellati o anonimizzati. Se devono essere mantenuti per obblighi legali o tutela dei diritti, l’utilizzo viene limitato alle finalità pertinenti.
11. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
L’indirizzo di contatto di Fervanix si trova negli Stati Uniti. Le infrastrutture o i prestatori utilizzati possono comportare trasferimenti di dati o accessi da paesi esterni allo Spazio economico europeo.
I trasferimenti devono rispettare il capo V del GDPR. Secondo le circostanze, possono essere utilizzate decisioni di adeguatezza applicabili, clausole contrattuali standard della Commissione europea o altri strumenti riconosciuti. Le deroghe sono utilizzabili soltanto quando ne ricorrono i presupposti.
La presenza di un destinatario negli Stati Uniti non implica automaticamente l’applicabilità di una decisione di adeguatezza a ogni trattamento.
In funzione dei rischi possono essere necessarie cifratura, restrizioni degli accessi, separazione dei dati, minimizzazione e verifiche sui prestatori.
Per informazioni sulle garanzie applicabili e sulle modalità per ottenerne copia, è possibile scrivere a onlinesupport@fervanix.com.
12. Cookie e tecnologie analoghe
Il sito può utilizzare strumenti tecnici, di sicurezza, preferenza, analisi o marketing, oltre a memoria locale e identificativi online.
Le tecnologie strettamente necessarie possono operare senza consenso preventivo soltanto nei casi consentiti. Gli altri strumenti soggetti a consenso devono restare disattivati fino a una scelta valida.
L’utente può accettare o rifiutare le tecnologie non necessarie, scegliere per categoria e modificare o revocare successivamente le preferenze.
Finalità, prestatori e durate devono essere descritti nell’Informativa sui cookie e nel pannello delle preferenze del sito.
13. Controlli automatizzati
I prestatori di pagamento, sicurezza o antifrode possono utilizzare sistemi automatizzati per esaminare la coerenza dei dati di pagamento, gli indirizzi, il dispositivo, la connessione, i tentativi di pagamento e altri indicatori pertinenti.
Salvo specifica informazione e ricorrenza dei presupposti previsti dal GDPR, non vengono adottate decisioni finali basate esclusivamente su trattamenti automatizzati con effetti giuridici o analogamente significativi.
Se vengono introdotte decisioni soggette all’articolo 22 del GDPR, devono essere fornite informazioni significative sulla logica utilizzata, sull’importanza e sulle conseguenze previste, insieme alle garanzie applicabili.
Nei casi previsti, l’interessato può chiedere intervento umano, esprimere il proprio punto di vista e contestare la decisione.
14. Dati dei minori
Il sito e i prodotti non sono specificamente destinati ai minori. I servizi non mirano a raccogliere consapevolmente dati di minori per finalità incompatibili con la normativa.
Se viene rilevato un trattamento privo della necessaria base giuridica o autorizzazione, vengono adottate misure appropriate, che possono comprendere cancellazione o limitazione dei dati.
15. Misure di protezione
Le misure tecniche e organizzative vengono individuate in funzione dei dati, delle finalità e dei rischi ragionevolmente prevedibili.
Possono comprendere connessioni cifrate, autenticazione, controllo degli accessi, limitazione dei permessi, aggiornamenti dei sistemi, registri di sicurezza, backup, recupero dei dati, verifica dei prestatori e procedure di risposta agli incidenti.
Le persone autorizzate possono ricevere istruzioni e formazione pertinenti alle proprie attività.
Nessun sistema elimina ogni rischio. Le misure devono essere riesaminate secondo l’evoluzione tecnica, i rischi e le condizioni operative.
16. Diritti dell’interessato
Nei casi e alle condizioni del GDPR, l’interessato può ottenere informazioni sul trattamento, accedere ai dati, correggerli, integrarli e chiederne cancellazione o limitazione.
Può inoltre opporsi a determinati trattamenti e, quando ricorrono i requisiti di portabilità, ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico o richiederne la trasmissione a un altro titolare, se tecnicamente possibile.
Sono inoltre previsti revoca del consenso, tutele relative alle decisioni automatizzate, reclamo all’autorità e ricorso giudiziario.
La revoca non incide sulla liceità dei trattamenti precedenti. Cancellazione, opposizione, limitazione e portabilità si applicano alle condizioni stabilite dalla legge.
L’opposizione al marketing diretto può essere esercitata in qualsiasi momento.
17. Presentazione delle richieste
Le richieste possono essere inviate a onlinesupport@fervanix.com oppure comunicate al numero +1 (419) 648-3871.
È utile indicare nome, diritto che si intende esercitare, email associata all’account o all’ordine e, quando pertinente, numero d’ordine o altre informazioni necessarie a individuare i dati.
Ulteriori elementi di verifica possono essere richiesti soltanto quando ragionevolmente necessari per accertare l’identità e prevenire divulgazioni non autorizzate.
Le richieste sono normalmente gratuite. Nei casi di manifesta infondatezza o eccessività, anche dovuta a ripetitività, possono applicarsi un contributo ragionevole o un rifiuto motivato nei limiti del GDPR.
18. Tempi di risposta
Le richieste vengono gestite senza ingiustificato ritardo e normalmente entro 1 mese dal ricevimento.
Quando necessario per complessità o numero delle richieste, il termine può essere prorogato fino a ulteriori 2 mesi. L’interessato viene informato entro il primo mese, con indicazione delle ragioni.
Se non viene dato seguito alla richiesta, vengono comunicati entro il termine applicabile i motivi e le possibilità di presentare reclamo o ricorso giudiziario.
19. Reclami all’autorità
Chi ritiene che il trattamento violi il GDPR, la normativa italiana sulla protezione dei dati o altre disposizioni applicabili può presentare reclamo all’autorità competente.
In Italia, l’autorità è il Garante per la protezione dei dati personali. Nei casi previsti dal GDPR, è possibile rivolgersi anche all’autorità dello Stato membro della residenza abituale, del luogo di lavoro o della presunta violazione.
Il reclamo non pregiudica gli altri rimedi amministrativi o giudiziari.
20. Responsabile della protezione dei dati
I recapiti di un eventuale responsabile della protezione dei dati, o DPO, vengono pubblicati nell’Informativa sulla privacy soltanto a seguito di una designazione effettiva.
La presente informativa non attesta tale designazione. In assenza di recapiti specifici, le richieste possono essere inviate a onlinesupport@fervanix.com.
21. Rappresentante nell’Unione europea
Quando il trattamento rientra nell’articolo 3, paragrafo 2, del GDPR e non ricorre un’eccezione dell’articolo 27, deve essere designato un rappresentante nell’Unione europea.
Identità e recapiti devono essere resi disponibili a seguito della designazione. Questa disposizione non attribuisce l’incarico a un soggetto non identificato né attesta che una designazione sia già avvenuta.
22. Contatti privacy e orari
Per informazioni su dati personali, cookie, consenso o esercizio dei diritti, sono disponibili anche i recapiti della pagina Contatti.
Indirizzo di contatto: 11750 Road 131, Paulding, OH 45879, Stati Uniti.
Telefono: +1 (419) 648-3871.
Email: onlinesupport@fervanix.com.
L’assistenza è disponibile dal lunedì al venerdì dalle 09:00 alle 18:00 e il sabato dalle 09:00 alle 16:00, secondo l’ora italiana, CET o CEST in base alla stagione.
Gli orari di assistenza non modificano i termini di risposta previsti dal GDPR.
23. Aggiornamenti
Questa informativa può essere aggiornata per modifiche normative, variazioni dei trattamenti o dei prestatori, aggiornamenti della sicurezza, cambiamenti nell’utilizzo dei cookie o nelle procedure per esercitare i diritti.
La versione aggiornata viene pubblicata sul sito con la relativa data.
Le modifiche non pregiudicano i diritti già acquisiti dagli interessati prima della loro entrata in vigore.